La dématérialisation des informations de l’entreprise, doit permettre l’amélioration de la productivité et de l’assurance qualité.
Le fait de traiter les données essentielles de l’entreprise, sous une forme virtuelle, offre la possibilité de les stocker de manière sécurisée.
En effet, il est beaucoup plus simple, de sécuriser des données numériques, que des données analogiques. Le papier, sous toutes ses formes, reste libre d’accès, à l’exception d’être enfermé dans une armoire blindée.
Nous connaissons déjà depuis plusieurs décennies la performance des outils comptables et financiers, qui ont optimisé les possibilités de stratégies, de calculs et de gestion en flux tendus.
Force est de constater, que dans le domaine documentaire, les progrès sont moins spectaculaires. La production d’information depuis les traitements de texte, n’a pas connu de véritables avancées tant dans les domaines du stockage, du partage où de la traçabilité.
Hormis les services spécialisés dans la documentation, la veille, ou la communication, peu d’envies de la part des acteurs du bureau traditionnel.
Chaque reportage TV en entreprise, nous présente trop souvent, des linéaires de dossiers papier, des piles de rapports inaccessibles dans leurs contenus, par ceux qui ont pour mission de les instruire.
Les plus beaux exemples se situent dans l’investigation judiciaire.
Comment peut-on imaginer, l’efficacité d’un juge et de ses greffiers, ayant à traiter cent dossiers en cours, possédant chacun un minimum de vingt tomes, contenant 500 pages par tome, de procès-verbaux en tout genre, policiers, gendarmerie, services spéciaux, etc…
La lenteur des décisions de justice, se trouve certainement dans cet état de fait.
Les erreurs aussi…
L’homme très vite dépassé par la quantité d’informations, à besoin d’une aide, en utilisant la puissance du processeur, capable de traiter en quelques millisecondes, des centaines d’informations, en les recherchant, en les classant, et les présentant par ordre de pertinence.
Le plus bel exemple de notre civilisation est GOOGLE.
A sa création dans les années 2000, nous étions peu nombreux à imaginer, la puissance incommensurable de l’outil qui était proposé. Il fallait déjà être dans le monde confidentiel des moteurs de recherche et d’indexation, pour comprendre la portée d’une telle innovation….
Aujourd’hui, la messe est dite !
Première capitalisation boursière du monde, GOOGLE est utilisé par la planète entière. Google met à la portée du paysan Cambodgien, l’accès à la bibliothèque des méthodes et des procédures agricoles utilisées par ses coreligionnaires d’autres continents.
Une simple connexion satellite mutualisée par la coopérative, lui permet d’accéder aux spécialités du monde agricole, traitées et travaillées dans des pays développés.
Depuis l’électricité, le réseau des réseaux, ou WEB, permet à l’individu, de partager des montagnes de connaissances, ce qui en fait l’invention la plus productique du XXI ème siècle.
Les détracteurs de cet outil, n’ont pas perçu réellement le véritable enjeu qui se cachait derrière GOOGLE.
Aussi lorsque nous vous proposons une solution telle JECLASSE JETROUVE, l’esprit de GOOGLE est là.
Le dossier suspendu, le dossier posé, et les dossiers à anneaux, ont récolté les masses de papier émis par les imprimantes de plus en plus performantes, les télécopieurs, les photocopieurs, et depuis les années 2000 les mails, imprimés pour consultation, ce qui est un véritable non sens.
Les risques liés à la réplication, à la duplication de l’information, sont multiples. Ils sont la source de disfonctionnements majeurs, de pertes en ressources humaines colossales, toujours diluées dans les coûts généraux, jamais analysés dans leur domaine propre.
En 2016, il doit exister une réelle volonté pour les décideurs, quel qu’ils soient, de faire monter en puissance, dans leurs organisations, les outils qui permettent l’amélioration générale des cols blancs. On ne devrait plus trouver dans les années à venir, ces linéaires d’armoires, emplies de dossiers suspendues, de chemises cartonnées, et de photocopies toujours plus nombreuses et inutiles.
La vraie notion d’organisation, passe par l’information unique, centralisée, disponible en temps réel, et rafraîchie par les personnes autorisées. La traçabilité de chaque information, doit aussi être contrôlée, par un outil automatique, intégrant la date, l’heure système de la création du nouveau document, ainsi que son versionning.
Avec JECLASSE JETROUVE, vous pouvez maîtriser totalement ces paramètres, à savoir, l’entrée d’un document dans votre base, immédiatement renseignée par la date et l’heure système. Plus tard lors de vos recherches, une simple requête sur la date système de vos documents, vous permettra de positionner l’ordre chronologique de vos documents. Le versionning est ainsi créé de manière automatique.
Ce système permet de conserver les documents antérieurs, ainsi que leur traçabilité dans leur évolution.